Home / Administratie / Nereguli constatate de Serviciul Județean Vaslui al Arhivelor Naționale în urma controalelor efectuate la creatorii și deținătorii de documente

Nereguli constatate de Serviciul Județean Vaslui al Arhivelor Naționale în urma controalelor efectuate la creatorii și deținătorii de documente

În cursul anului 2017, Serviciul Județean Vaslui al Arhivelor Naționale a acordat asistență de specialitate și a efectuat controale la 69 de creatori și deținători de documente. Inspectorii SJAN au descoperit o serie de nereguli.

Au fost efectuate 27 de controale de fond, alte 19 tematice și 23 de revenire. Printre deficiențele constatate în cadrul acțiunilor de control, cele mai multe sunt legate de neconstituirea sau nereactualizarea nomenclatoarelor arhivistice în conformitate cu noile organigrame ale unităților, respectiv necompletarea noilor genuri de documente create. Inspectorii au mai descoperit necompletarea indicativului din nomenclator în registrul de intrare/ieșire a corespondenței pentru fiecare document în parte. În cadrul unor instituții se realizează înregistrarea documentelor electronic dar se păstrează și înregistrarea în registrele clasice. O altă problemă descoperită ar fi lipsa formelor de gestiune asupra circulației documentelor de la registratură la compartimentele creatoare (borderouri, condici de predare primire) sau necompletarea acestora. Printre nereguli se mai numără și neconstituirea documentelor în dosare potrivit nomenclatorului arhivistic la nivelul compartimentelor creatoare de documente.

Serviciul Județean Vaslui al Arhivelor Naționale oferă o serie de recomandări pentru remedierea deficiențelor și îmbunătățirea activității pe linie de arhivă. Consideră că este necesară desemnarea responsabililor cu activitatea de arhivă în funcție de capacitate și timpul disponibil care poate fi alocat în vederea prelucrării documentelor; asigurarea participării acestora la programe tematic de formare în vederea avizării. Totodată, SJAN cere cuprinderea în planul de pregătire profesională continuă a personalului a Legii Arhivelor Naționale precum și a Instrucțiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente. Consideră necesară efectuarea de controale periodice ale conducătorilor instituțiilor la depozitul de arhivă și la compartimentele creatoare de documente în vederea verificării stadiului de prelucrare arhivistică a documentelor (conform standardului 13 din Ordinul Secretariatului General al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităților publice). De asemenea dorește să vadă că există măsuri financiar-logistice privind amenajarea spațiilor de depozitare a documentelor în conformitate cu prevederile legale; amenajarea de noi spații de depozitare, precum și decongestionarea spațiilor de depozitare prin întocmirea tematic a lucrărilor de selecționare în conformitate cu prevederile legale. (G.P)

About Tehno Redactor

x

Check Also

Criza de pubele a blocat preluarea serviciului de salubritate în zonele Vaslui și Bârlad

de Dănuț CIOBANU Preluarea de ...

Se va face recepția sălii de sport a Școlii „Iacov Antonovici” pe 12 noiembrie?

Declarație șoc a deputatului Adrian ...

Cea mai mare investiție în infrastructura județului Vaslui, amânată din cauza birocrației

de Dănuț CIOBANU Execuția drumului ...

WP2Social Auto Publish Powered By : XYZScripts.com
%d blogeri au apreciat: