DSVSA Vaslui a făcut un pas important pentru eficientizarea comunicării cu agenții economici și persoanele fizice
de Mihaela NICULESCU
Direcția Sanitară Veterinară și pentru Siguranța Alimentelor Vaslui (DSVSA) a implementat un sistem nou de management al documentelor. De câteva zile, circuitul documentelor în instituție poate fi monitorizat printr-un sistem informatizat de management, care va avertiza conducerea DSVSA atunci când se apropie sau se depășește termenul legal pentru trimiterea răspunsului la adresele sau sesizările primite.
Joia trecută, la sediul din Bârlad al DSVSA Vaslui a fost prezentă o delegație a companiei care asigură softul pentru managementul documentelor, ocazie cu care programul a devenit operațional.
„Începând de joi, 13 februarie, la DSVSA Vaslui registrul de intrări-ieșiri este informatizat. Zilnic, ajung pe adresa Direcției zeci, chiar sute de sesizări, tot felul de solicitări și adrese de la persoane fizice, instituții și agenți economici și până acum puteau apărea scăpări în privința redactării și transmiterii răspunsurilor în termenul legal de 30 de zile. Prin noul sistem de management al documentelor implementat în instituția noastră, vom reuși să transmitem absolut toate răspunsurile, fără omisiuni și fără întârziere. Sistemul informatic va monitoriza corespondența, atât intrări cât și ieșiri ale documentelor, și atunci când se apropie termenul limită, suntem avertizați. De exemplu, dacă mai rămâne o zi până la expirarea termenului de răspuns, eu, ca manager, sunt atenționat de sistem care evidențiază prin culoarea roz documentul, iar dacă au trecut 24 de ore de la expirarea termenului, documentul este evidențiat în sistem prin culoarea roșie. De asemenea, în acest caz, primesc și e-mail cu mesajul <<Managerul nu a trimis răspunsul!>>. Noul sistem de management al documentelor ne permite să vizualizăm în timp real stadiul fiecărui document aflat în lucru.”, a declarat, pentru Est News, dr. Mihai Ponea.
Directorul DSVSA Vaslui a mai menționat că noul sistem informatic implementat permite etalarea istoricului corespondenței purtate între instituție și fiecare agent economic.
Implementarea unui sistem informatic de management al documentelor la DSVSA se impunea, iar acesta este un prim proiect din cele pe care directorul Mihai Ponea și-a propus să le realizeze pentru eficientizarea activității instituției pe care o conduce.
